NF-e: Como emitir Nota Fiscal Eletrônica
Notas manuscritas são uma fórmula desatualizada. A Nota Fiscal Eletrônica facilita a vida do empresário, pois é mais fácil de fazer e armazenar e menos suscetível a erros. No entanto, é preciso saber preenchê-los corretamente e entender os diferentes tipos.
A falta dessas informações pode levar a erros ou atrasos operacionais, bem como a falta de conhecimento sobre processos de distribuição, software, mandatos governamentais e mudança de modelos legislativos e documentais. No entanto, não é difícil entendê-los.
A seguir você poderá conhecer os principais tipos de Nota Fiscal Eletrônica, como são emitidas e por que esse documento é tão importante para o seu negócio.
O que é uma Nota Fiscal Eletrônica e para que serve?
Uma Nota Fiscal Eletrônica é um documento juridicamente vinculativo que regista a venda de um produto ou a prestação de um serviço. A emissão é obrigatória em qualquer transação porque dela o Fisco recolhe os tributos devidos nas operações da empresa – caso contrário, os responsáveis podem ser penalizados por sonegação fiscal.
Para os empresários, as Nota Fiscal Eletrônica auxiliam no controle de entrada e saída, no pagamento de impostos e na emissão de contas, além de servir como prova de legitimidade do negócio durante auditorias e fiscalizações.
Para o consumidor, serve como comprovante de compra para solicitar garantia, troca ou devolução, e como documento fiscal para prestar contas à Receita Federal (por exemplo, para abater despesas na declaração de imposto de renda).
Portanto, as notas fiscais são a base das relações comerciais de confiança e a garantia da reputação de uma empresa no mercado. Desde 2006, as antigas notas fiscais foram substituídas por notas fiscais eletrônicas, mais práticas e eficientes.
Publicar em ambiente digital traz muitas vantagens, inclusive a redução de erros de preenchimento – como letras ilegíveis ou leitura duvidosa e esquecimento de determinados campos.
Embora você possa enviar arquivos por e-mail hoje em dia, também pode enfrentar o problema de perda de arquivos. Entenda os principais tipos de notas fiscais eletrônicas
Atualmente, existem cinco tipos principais de Nota Fiscal Eletrônica, cada uma delas utilizada para substituir versões físicas de determinados documentos. Além desses, existem outros tipos de documentos fiscais específicos de negócios e setores que você pode analisar neste artigo.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é a versão mais comum da nota fiscal digital e é voltada para empresas comerciais. Foi criada para substituir as Notas Fiscais Modelo 1 e 1A de vendas relacionadas ao recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
Portanto, a distribuição é obrigatória em qualquer venda de produtos que exija o pagamento do ICMS, inclusive produtos digitais. A verificação da NF-e é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde a empresa está registrada.
Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e)
Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e), como o nome sugere, é uma nota fiscal eletrônica que registra a prestação de serviços. Foi criado para substituir a Declaração de Serviço (Comentário de Bloco), documento exigido pelos municípios em relação ao recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS).
Na maioria das cidades, a nota fiscal eletrônica de serviços é emitida automaticamente em uma plataforma de emissões integrada ao sistema da prefeitura.
Caso o sistema não esteja disponível ou haja algum obstáculo, a empresa prestadora de serviços pode utilizar um Recibo de Serviço Temporário (RPS) e convertê-lo em NFS-e junto à Prefeitura em um prazo determinado (geralmente em torno de 10 dias).
Este recibo é utilizado como documento fiscal temporário e também é utilizado por empresas com altas restrições de transação e conexão – neste caso enviam lotes de RPS periódicos para conversão em NFS-e.
A Nota Fiscal Eletrônica de Serviços também possui algumas especificidades, como apuração de tributos por município e registro por código de prefeitura. Além disso, vale lembrar que cada NFS-e se refere a um tipo específico de serviço.
Também merece destaque a NFS-e Nacional, novo modelo padronizado de faturamento de serviços. A proposta do governo visa facilitar a emissão de guias de serviço e fiscalizações por parte da repartição de finanças.
É uma solução semelhante à Nota Fiscal Eletrônica concebida para unificar o processo de faturação em todo o país. Além disso, simplifica o dia a dia dos empreendedores ao permitir o envio de mensagens via celular.
Como emitir uma NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica separada (NF-e) é um arquivo digital separado emitido por uma empresa que não é obrigada a emitir NF-e e que vende com menos frequência. Por isso, é chamada de “nota MEI” porque os microempreendedores individuais são o maior grupo isento da nota fiscal eletrônica geral.
A NF-e se parece com uma nota fiscal tradicional e pode ser emitida no site da Fazenda Estadual (Sefaz).
Um fato interessante sobre o MEI é que a emissão dessas notas é isenta para pessoas físicas. Além disso, recentemente os microempreendedores foram dispensados da obrigatoriedade do uso do certificado digital para a emissão desse documento.
Também será necessário obter um certificado digital, um cadastro fiscal realizado junto ao governo e um credenciamento de empresas de comércio, depois você vai precisar escolher uma plataforma para realizar a emissão para então emitir uma NF-e.
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