Nota Fiscal Eletrônica: Como fazer a emissão
A Nota Fiscal Eletrônica é o documento mais importante em todas as empresas, principalmente por ser algo obrigatório no Brasil para operações de compra e venda de mercadorias ou prestação de serviços.
Apesar de ser utilizado há algum tempo, algumas pessoas ainda possuem dúvidas sobre a Nota Fiscal Eletrônica, por exemplo, como fazer a Emissão?
Para resolver este problema, a HPG criou este artigo, com todas as informações que tirar todas dúvidas e para começar a emitir este documento. Continue lendo abaixo para saber mais!
O que é Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento utilizado para comprovar que uma transação comercial legal ocorreu, ou seja, a compra ou venda de produtos e a prestação de serviços.
Nela, é possível encontrar todas as informações da mercadoria, quem é o emitente, destinatário, impostos, e muitas outras coisas.
Sua emissão é algo obrigatório e deve ser feito por parte das empresas, com a única exceção para o MEI, que deve emitir apenas em transações para Pessoa Jurídica (PJ).
Diferente da nota fiscal em papel (antiga), o formato oficial da Nota Fiscal Eletrônica é em XML, para assegurar sua validade jurídica a partir da assinatura digital do emitente. Portanto, o impresso que acompanha o produto, na verdade é o DANFE, sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, não possui nenhuma validade para fins de fiscalização nas empresas.
O que é XML da Nota Fiscal Eletrônica?
O XML (Extensible Markup Language) é uma linguagem computacional, utilizada para a codificação de documentos como a Nota Fiscal Eletrônica.
O arquivo XML da NFe, é responsável por toda a validade jurídica deste documento, sendo transmitido para a SEFAZ e depois validado. A partir disso, é possível modificar para versão em PDF, o DANFE, sendo algo mais fácil de ler.
O que é DANFE?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), é a versão legível da Nota Fiscal Eletrônica, em PDF, que pode ser impressa acompanhando as mercadorias (obrigatório).
O DANFE não possui nenhuma validade jurídica, sendo assim, as empresas não precisam armazenar esse arquivo. A NFe surgiu para diminuir toda a burocracia e gastos com papéis.
Porém, para que seja possível ter um controle de gastos interno, é possível guardar o DANFE digital diretamente na nuvem.
Quando o tema é pessoa física, o DANFE precisa ser armazenado para garantir toda a segurança do mercado junto com o computador, pois funciona como uma forma de comprovante.
Informações na Nota Fiscal Eletrônica
Todas as informações sobre transação comercial contém o XML da Nota Fiscal Eletrônica, veja algumas das principais delas:
- Informações referentes ao modelo, série, número, data de saída e entrada, chave de acesso
- Dados do emissor e destinatário: Nome e a razão Social, CNPJ, inscrição estadual
- Sobre produtos e serviços: Descrição, quantidade, unidade comercial, valores e outros dados
- Tributos: PIS, ICMS, COFINS e a base de cálculo
- Transporte: Modalidade do frete, dados do transportador, veículo e volume transportado
- Informações da cobrança: endereço e a forma de pagamento realizada
- Informações adicionais
Como emitir Nota Fiscal Eletrônica
O primeiro passo para conseguir emitir Nota Fiscal Eletrônica na sua empresa é obter um certificado digital A1 ou A3. Com uma assinatura digital, a NFe passa a possuir validade jurídica perante a SEFAZ.
Após obtê-los, é preciso fazer um cadastro fiscal da sua empresa, para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, o cadastro pode ser feito na SEFAZ do seu Estado. Para a NFSe, será no seu município.
É interessante e recomendado que o interessado procure o auxílio de um contador, para conseguir garantir a regularidade e segurança fiscal no processo.
Por último, você poderá optar por utilizar um emissor gratuito como o do SEBRAE, por exemplo, que necessite de configuração, ou escolher um software premium (pago). Sendo mais fácil de utilizar e muitas vezes se integra a outras ferramentas.
Armazenamento de Nota Fiscal Eletrônica
Muitas pessoas se perguntam se é obrigatório armazenar a Nota Fiscal Eletrônica, e a resposta é sim!
O armazenamento do XML e da Nota Fiscal é obrigatório por lei, veja o que diz no Ajuste SINIEF 07/05:
“Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações, pois a fiscalização vai exigir o arquivo em caso de fiscalizações.
Prazo para guardar é 5 anos de calendários fechados mais o ano corrente”.
O armazenamento físico não é necessário, mas é importante ficar atento à forma de guardar o arquivo digital. Existem duas opções: Servidor da empresa ou na Nuvem.
Mesmo com um ERP, fazer backup das notas é fundamental, para evitar extravios e muitos problemas no sistema ou jurídicos no futuro. Fique atento a este detalhe em sua empresa!
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