Software de Gestão de gastos empresariais: o que significa e como ele ajuda seu negócio?
No dinâmico mundo dos negócios e das finanças, planejar atenciosamente e controlar rigorosamente os números financeiros são práticas que fazem empresas se tornarem bem sucedidas. E é nesse cenário que o uso de um software de gestão de gastos se faz necessário.
Afinal, a rotina dos times financeiros exige uma tarefa árdua e que vai além de preparo e capital humano, é preciso de ferramentas que eliminem o trabalho em atividades repetitivas, permitindo que gestores coloquem foco total na análise do negócio e na tomada de decisão.
Times financeiros de alta performance já reconheceram essa mudança de paradigma e estão planejando, registrando, executando e analisando todos os gastos empresariais em uma única plataforma.
Esse artigo tem por objetivo aprofundar-se nessas ferramentas, conhecidas como gestão de gastos empresariais:
- Primeiro, apresentaremos as definições de gestão de gastos e de software de gestão de gastos.
- Em seguida, daremos mais detalhes do que uma plataforma de gestão de gastos empresariais automatiza e seus benefícios.
Boa leitura!
Como o mercado está lidando com as tecnologias financeiras
Além do uso de um software tornar a gestão financeira mais eficiente, ele permite que gestores financeiros também tenham acesso a produtos bancários como cartões de crédito (físicos e virtuais) e saldo com rendimento (e.g. 100% do CDI). Tudo isso já integrado com ferramentas e business intelligence.
Nos EUA esta tendência já é uma realidade. Empresas como RAMP e Airbase estão reimaginando a forma como a gestão de gastos é feita. Com poucos cliques, em tempo real e com ajuda de IA, gestores financeiros, por exemplo, recepcionam notas fiscais, boletos, pedidos de pagamentos sem trabalho manual.
Eles controlam os pagamentos de diferentes CNPJs e centros de custos diretamente pela plataforma, sem necessidade do uso de internet banking de seus bancos e não sofrem com fricções geradas por inúmeros arquivos CNABs e com conciliações longas e manuais.
O que é gestão de gastos e como ela funciona?
Para entendermos exatamente as funcionalidades e benefícios de um software de gerenciamento de gastos, é preciso entender o conceito de gestão de gastos – especialmente, no que tange aos fluxos de pagamento.
A gestão de gastos envolve o processo de planejar, executar, controlar e analisar essas saídas de dinheiro, ou fluxo de pagamentos.
Algumas atividades incluídas nesse processo de gestão são:
- Planejamento: Inicia-se com a definição de um orçamento, que é um plano para os gastos futuros com base na renda ou receita esperada.
- Executar: A plataforma de gestão de gastos também é uma plataforma de pagamento. Nessa etapa são lançados os pagamentos, são feitas as aprovações de pagamentos por meio de alças e conciliações automáticas sem uso do CNAB. Além disso, muitas empresas emitem cartões físicos e virtuais, integrados à plataforma, para gastos da empresa e para distribuir aos colaboradores (reembolsos).
- Conciliação bancária: conciliação de gastos das diferentes contas bancárias e CNPJs, garantindo a alocação nos centros de custos corretos e uma visão completa e real do resultado financeiro. Tudo realizado de forma automática, o que reduz o tempo operacional do time financeiro.
- Monitoramento de gastos: Envolve o acompanhamento contínuo das despesas para garantir que elas estejam alinhadas com o orçamento.
- Relatórios: Geração de relatórios para uma visão clara do comportamento de gastos, permitindo tomar decisões informadas.
- Análise e ajustes: Compreende a análise dos gastos para identificar áreas de excesso e oportunidades para economizar. Isso pode levar a ajustes no orçamento ou nas estratégias de gastos.
Com a plataforma de gestão de gastos, os times financeiros não gastam tempo com tarefas manuais e possuem visibilidade e controle total dos gastos planejados da empresa. Por meio dele é possível automatizar atividades manuais e repetitivas, que podem ser suscetíveis ao erro.
Exemplo disso é a conciliação bancária: uma atividade de extrema importância na rotina das equipes financeiras, mas que demanda funções repetidas. Com uma plataforma de gestão de gastos ela pode ser facilmente feita em tempo real.
Entendendo o funcionamento de um software de gestão de gastos
Um software de gestão de gastos funciona por meio de integrações com outros softwares utilizados em uma empresa, sejam eles bancos ou outras plataformas de gestão. Com essa conexão, todas as operações ficam concentradas em apenas um só lugar.
Com essa funcionalidade o usuário não apenas tem uma visão de tudo o que está acontecendo no negócio, como também tem a possibilidade de executar funções que serão refletidas em todas as outras plataformas que estiverem ali conectadas.
Isso quer dizer que mesmo fazendo o pagamento de uma conta através da plataforma, o banco credor receberá o pagamento. Além disso, por tudo estar conectado, ao passo que essa saída monetária acontece o sistema atualiza automaticamente e sinaliza o usuário caso alguma outra dívida, por exemplo, possa ter ficado descoberta.
Essa integração e agilidade nas informações permitem um monitoramento constante e preciso dos fluxos de caixa, bem como a identificação de tendências ou desvios nos gastos.
Funções que podem ser automatizadas com uma plataforma de gestão de gastos
Automação é o segundo nome de uma plataforma de gestão de gastos, afinal, ela operacionaliza tudo aquilo que precisaria ser feito por um humano. Ou seja, ela remove atividades que consumirão tempo do funcionário financeiro de uma empresa.
Isso significa que ele ganhará mais tempo para analisar ao em vez de ficar copiando e colando informações em uma planilha, para só muito depois, analisar e tomar medidas.
Conheça algumas funcionalidades que fazem parte dos times financeiros e que uma plataforma de gestão de gastos pode absorver:
- Captura de contas a pagar (boletos e notas fiscais);
- Processamento de pagamentos;
- Conciliação de pagamentos;
- Gestão e conciliação de cartões de crédito;
- Processamento de faturas;
- Gestão e geração de contas a receber;
- Cobranças e pagamentos recorrentes;
- Conta bancária com funções cash in e out e rendimento;
- Gerenciamento de reembolsos para a equipe;
- Aprovação de solicitações de pagamentos;
- Elaboração de relatórios financeiros e análise de gastos;
- Fluxo de caixa;
- Demonstração do resultado do exercício;
- Ofertas de crédito;
O mais interessante de tudo isso é que você ainda pode dar vistas e atribuições conforme as alçadas de cada membro do time. Isso significa que apesar da automação acontecer, você ainda vai manter a segurança e qualidade das transações designando responsáveis que sejam competentes para isso.
Benefícios ao usar um software de gestão de gastos
- Eficiência Aprimorada e Redução de custos: Com a automação dos processos de pagamento, as empresas economizam tempo valioso, eliminando processos manuais propensos a erros.
- Visibilidade Financeira: Proporciona uma visão transparente e em tempo real dos gastos, o que é fundamental para um planejamento financeiro eficaz.
- Controle de Custos: Ajuda a identificar e eliminar gastos desnecessários, otimizando o uso dos recursos financeiros.
- Conformidade e Segurança: Garante que todas as transações estejam em conformidade com as políticas da empresa e normas regulatórias.
- Tomada de Decisões Embasadas: A capacidade de acessar dados financeiros detalhados e atualizados permite que as lideranças façam escolhas embasadas, alinhando gastos com os objetivos estratégicos da empresa.
Conte com a Kamino na implementação de um software de de gerenciamento gastos
Implementar um software de gerenciamento de gastos não é apenas uma questão de conveniência, mas uma estratégia essencial para o crescimento sustentável de qualquer negócio, e com a Kamino essa implementação acontece de forma segura e ágil.
A Kamino é uma plataforma de gestão de gastos que automatiza os processos de contas a pagar, conciliação e análise de dados.
Diferentemente dos ERPs que apenas registram e organizam seus gastos, na Kamino é possível executar e conciliar seus pagamentos direto na plataforma em apenas um clique, por meio da conta financeira.
Acesse o site deles e descubra como a Kamino pode transformar a gestão financeira da sua empresa e impulsionar um crescimento sustentável.
O site mais atualizado de 2024! 
