Como a ordem de serviço pode melhorar a eficiência de equipes
A ordem de serviço é uma forma inteligente de documentar a relação entre empresas e clientes, contribuindo para que haja um alinhamento entre as partes e uma garantia para todos os envolvidos. Assim, garante muitos benefícios, sendo a segurança da empresa e do cliente a maior delas.
Outra vantagem do uso da ordem de serviço é que ele aumenta a eficiência das equipes, ao organizar os objetivos de uma determinada solicitação de serviço. Contudo, para que tenha efeito e credibilidade, esse documento precisa seguir uma estrutura. Saiba mais a seguir!
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço (OS) é um documento que registra as informações da prestação de qualquer tipo de serviço de uma empresa a seu cliente. Nele, consta a descrição das entregas que devem ser feitas, bem como os valores a serem cobrados. É somente a partir de sua assinatura que se dá início à prestação do serviço.
Contudo, a ordem de serviço fica apenas na estrutura do que é vendido/comprado: ela também é o documento norteador da organização interna dos processos da empresa. Afinal, a equipe precisa estar atenta ao que foi formalizado para iniciar o trabalho, realizá-lo e, ainda, fazer com que cada nova demanda que chega seja integrada ao fluxo.
Uma informação importante a respeito da ordem de serviço é que ela pode ser feita tanto a partir da demanda informada pelo cliente, quanto pelo contrato firmado.
Para que serve a ordem de serviço?
A ordem de serviço oferece benefícios tanto para o cliente como para a empresa. Antes da existência desse documento, as empresas não tinham controle sobre o que era vendido e, principalmente, sobre o que deveria ter entregue ao cliente.
Isso gerava diversos problemas para as empresas, como o aumento das reclamações e serviços executados de maneira incompleta. Essas situações desgastam o relacionamento entre empresas e seus clientes.
Dessa forma, para o cliente, a ordem de serviço funciona com um acordo sobre o que será entregue, de que forma e o que ele deverá pagar sobre isso; para a empresa, a ordem de serviço permite que todos os setores envolvidos na prestação de serviços saibam o que será feito. Além disso, a partir dele, também é possível compreender a organização interna necessária.
Isso tudo impacta na visão de indicadores, para que a gestão consiga identificar os gargalos e assim, faça ajustes que reduzam os problemas e aumentem a produtividade da equipe.
Como a ordem de serviço melhora a eficiência das equipes?
Ao identificar a ordem de serviço como um documento essencial ao funcionamento da empresa, a equipe acessa diversos ganhos que impactam na sua forma de trabalho. Um deles, é que por meio desse documento a empresa consegue mapear a quantidade de serviços que já está sendo atendida, quanto tempo levará para concluir e, então, precisar a capacidade de absorção de novos serviços.
Outro ponto que pode ser otimizado com a ordem de serviço é a gestão financeira. Quando a empresa tem clareza sobre o que está executando, quem está envolvido e quais recursos necessários, é possível compreender como diminuir despesas e quais investimentos precisam ser feitos.
Ao contrário de produtos, a prestação de serviço sempre carrega consigo uma dificuldade na precificação. Afinal, trata-se de algo intangível, além de não ser possível dissociar sua “produção” da entrega ao cliente. Assim, a ordem de serviço também auxilia nesse desafio, trazendo dados para análise que devem ser considerados.
O documento também ajuda no fluxo da prestação de serviço. Ao conceber os passos que serão seguidos, imagina-se uma linha reta; no entanto, nem sempre é assim. O detalhamento da ordem de serviço permite que a equipe se antecipe aos possíveis problemas e, é claro, às despesas extras que surgirem.
Todas essas questões impactam diretamente na produtividade e no desenvolvimento da equipe, permitindo que cada colaborador se concentre na sua atividade e a execute da melhor forma possível.
O que não pode faltar em uma ordem de serviço?
Ao compreender as vantagens do uso da ordem de serviço na empresa, o próximo passo é saber o que deve constar na hora de preencher esse documento. Veja a seguir os pontos que não podem faltar:
Número da ordem de serviço
De uso interno, o número da ordem de serviço estabelece um controle mais preciso dos serviços que devem ser executados. Como, atualmente, grande parte das empresas utilizam sistemas de gerenciamento, este número facilita a busca para encontrar a OS em caso de dúvidas, por exemplo.
Detalhamento do serviço
Esta é a parte mais importante da ordem de serviço. É neste campo que se encontra a descrição do serviço a ser feito para o cliente. Aqui, quanto mais informações, melhor. Assim, aumenta-se a garantia de que, quem quer que seja que tenha acesso a esse documento, compreenda o que precisa ser feito.
Valor
Esse campo contém o valor acordado entre a empresa e o cliente pelo serviço. Se possível, além do valor em números, também pode colocá-lo por extenso.
Local
Este item é sobre o local onde será realizada a prestação de serviço. Se for feita na casa do cliente, por exemplo, deve-se ter aqui o endereço completo.
Dados do cliente
Neste espaço, deve constar as informações referentes ao cliente que está contratando o serviço: nome, telefone, endereço, e-mail, outra opção de contato. Quanto mais informações — visando facilitar o contato, caso necessário —, melhor.
Data da solicitação
Na ordem de serviço, também deve ter a data de seu preenchimento. Esse dado é importante para que a equipe tenha controle sobre o que está em andamento, o que ainda não foi iniciado e também se algum serviço está atrasado.
Formas de pagamento
Além do valor especificado, a ordem de serviço também contempla a forma de pagamento acordada entre a empresa e o cliente. Se for parcelado, se for à vista, se tem desconto, enfim, qualquer informação referente ao pagamento deve também estar esclarecida.
Adapte a ordem de serviço à realidade da sua empresa
Como foi possível observar, a ordem de serviço é um documento bastante importante no dia a dia da empresa. Quando feito de maneira assertiva, considerando a realidade do negócio, ela facilita o processo e aumenta a produtividade da equipe.
Por outro lado, quando a OS não é preenchida corretamente e quando não está num fluxo organizado no processo interno, ela pode se tornar uma dor de cabeça, já que possivelmente poderá criar problemas com o cliente e também entre os membros do time.
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